La codificación está entre la visita y la reclamación. Si es lenta, el dinero llega lento. Si está mal, la reclamación se deniega o, peor aún, se paga y el pagador lo recupera después. La mayoría de las prácticas lo vive como un rezago que nunca termina de despejarse y un goteo constante de denegaciones por codificación que nadie tiene tiempo de analizar.
La codificación de Revelrex trabaja a partir de su documentación, dentro de su EMR cuando es posible. Cada encuentro lo codifica un codificador certificado, se revisa una muestra para control de calidad, y todo lo que la documentación no respalda regresa al proveedor como una pregunta clara, no como una suposición.
Prácticas que se benefician
- Prácticas cuyos proveedores codifican sus propias visitas y quieren una revisión independiente antes de que salgan las reclamaciones.
- Prácticas con un rezago de codificación o con un codificador de permiso.
- Grupos de especialidad con muchos procedimientos por encuentro, que exigen precisión en los modificadores.
- Organizaciones que quieren medir la calidad de la codificación, no darla por hecha.
Qué suele salir mal
Encuentros en espera de codificación
Una visita que no se codifica en pocos días es una reclamación que sale tarde. El rezago desplaza los cargos de un mes a otro y distorsiona sus reportes.
Códigos que la nota no respalda
Niveles de evaluación y manejo elegidos por costumbre, procedimientos facturados sin la documentación que los sustente y diagnósticos que nunca llegaron a la nota generan denegaciones y riesgo de auditoría.
Modificadores omitidos y reglas de agrupación
Los procedimientos realizados el mismo día que una visita E/M, los procedimientos bilaterales y las ediciones NCCI son el punto donde las reclamaciones limpias se convierten, sin que nadie lo note, en rechazos.
Sin retroalimentación
Los proveedores rara vez se enteran de cuáles de sus hábitos causan denegaciones, así que el mismo problema se repite cada mes.
El trabajo concreto
Revisión de la documentación
Leemos la nota firmada, las órdenes y cualquier informe de procedimiento del encuentro, no solo el superbill.
Codificación de diagnósticos y procedimientos
Códigos ICD-10-CM con la mayor especificidad que respalde la documentación, códigos CPT y HCPCS por los servicios realizados, con los modificadores, las unidades y el lugar de servicio aplicados correctamente.
Selección del nivel de E/M
Los niveles se seleccionan según las reglas vigentes de toma de decisiones médicas o de tiempo, y se registra el motivo para poder defenderlo.
Consultas al proveedor
Cuando a la nota le falta algo que el código necesita (lateralidad, agudeza, una firma), enviamos una consulta breve y específica. No codificamos lo que no está documentado.
Revisión de calidad de la codificación
Un segundo codificador revisa cada mes una muestra definida del trabajo de cada codificador. La precisión se le reporta a usted.
Control de finalización
Cada encuentro tiene un estado: recibido, codificado, en consulta, completado. Usted puede ver cuántos encuentros están en espera y desde cuándo.
Escalamiento
Las deficiencias de documentación repetidas o los patrones inusuales se escalan a la práctica con ejemplos, para corregirlos en el origen.
Qué incluye
- Codificación de encuentros profesionales (consultorio, telesalud, procedimientos, visitas preventivas) a partir de la documentación.
- Consultas al proveedor y recodificación después de su respuesta.
- Reporte mensual de precisión de la codificación a partir de la muestra de revisión de calidad.
- Retroalimentación sobre denegaciones por codificación cuando Revelrex también lleva la facturación.
No incluye
- Auditorías retrospectivas de reclamaciones ya presentadas (vea Auditoría de RCM).
- Talleres de capacitación para proveedores (disponibles por separado).
- Codificación hospitalaria o de pacientes internados.
- Las auditorías de codificación de reclamaciones históricas, las sesiones de capacitación para proveedores y la abstracción de expedientes para programas de ajuste de riesgo se cotizan por separado.
Qué debe aportar su práctica
- La fecha de servicio a partir de la cual Revelrex se hace responsable de la codificación.
- Acceso de lectura al EMR o una exportación segura de la documentación de los encuentros.
- Un contacto del proveedor que responda las consultas, idealmente en un plazo de dos días hábiles.
- Su tabla de tarifas y las políticas de codificación específicas por pagador que ya aplique.
Paso a paso
- 1
Incorporación
Acordamos la fecha de servicio de inicio, los tipos de encuentro incluidos en el alcance y cómo nos llegará la documentación.
- 2
Codificación diaria
Los encuentros firmados por el proveedor se codifican, normalmente en un plazo de dos días hábiles.
- 3
Consultas
Los encuentros que requieren aclaración se consultan con el proveedor. El encuentro permanece en estado "en consulta" hasta que el proveedor responde.
- 4
Revisión de calidad
Un segundo codificador revisa una muestra. Las correcciones se hacen antes de que salga la reclamación.
- 5
Reportes
Reporte mensual: encuentros codificados, tiempo de respuesta, tasa de consultas, precisión y patrones que vale la pena corregir.
Qué recibe usted
Encuentros codificados y listos para presentar la reclamación, dentro de su sistema.
Registro de consultas con las respuestas del proveedor.
Reporte mensual de volumen codificado, tiempo de respuesta y precisión.
Una lista breve de mejoras de documentación con ejemplos tomados de sus propios expedientes.
Agregar Codificación y comenzar
Incorporación automática: elija sus servicios, confirme su correo y firme en línea. Unos diez minutos.
Preguntas frecuentes
¿Sus codificadores trabajan dentro de nuestro EMR?
Siempre que la práctica pueda crear un usuario delegado para Revelrex, sí. Codificar dentro del EMR evita exportaciones y mantiene el rastro de auditoría en un solo lugar. Si el acceso no es posible, trabajamos a partir de una exportación segura de documentos.
¿Qué tan rápido se codifican los encuentros?
Nuestro estándar es de dos días hábiles a partir de la firma del proveedor. Los encuentros que requieren una consulta esperan la respuesta del proveedor; la tasa de consultas se reporta para que usted vea dónde la documentación frena el proceso.
¿Qué pasa si un proveedor no está de acuerdo con un código?
Le explicamos la guía en la que se basa el código. Si el proveedor documenta detalles adicionales que respaldan un código distinto, lo actualizamos. El código final siempre está ligado a lo que dice la nota.
¿Sus codificadores están certificados?
La codificación la realizan codificadores profesionales certificados. Los encuentros de especialidad se asignan a codificadores con experiencia en esa especialidad.
¿Pueden empezar con un rezago acumulado?
Sí. Los encuentros rezagados se codifican a la misma tarifa por encuentro y se controlan por separado, para que usted vea cómo se reduce el rezago.