Un proveedor que no está inscrito con un pagador no puede cobrarle a ese pagador. Parece obvio, pero la mayoría de las prácticas pierde dinero por esto cada año: un médico nuevo empieza a atender pacientes antes de que su inscripción esté vigente, una fecha límite de revalidación pasa sin que nadie la note, o una solicitud se queda meses en la cola de un pagador porque nadie llamó a preguntar por ella.
Revelrex lleva el proceso de inscripción por usted. Reunimos la información del proveedor una sola vez, preparamos cada solicitud tal como el pagador la espera, la presentamos y le damos seguimiento hasta que tenga fecha de vigencia. Usted ve el estado de cada solicitud desde su panel.
Prácticas que se benefician
- Prácticas que contratan a un médico, enfermero(a) especializado(a) (NP) o asistente médico certificado (PA).
- Prácticas nuevas que deben inscribirse con pagadores comerciales, Medicare y Medicaid antes de abrir.
- Grupos que agregan una sede o cambian su número de identificación fiscal.
- Prácticas con perfiles CAQH caducados o con fechas de revalidación próximas.
- Organizaciones que quieren ver en un solo lugar el estado de inscripción de todos sus proveedores.
Qué suele salir mal
Reclamaciones denegadas por "proveedor no inscrito"
Un proveedor empieza a atender pacientes, las reclamaciones salen y regresan denegadas porque la inscripción nunca se completó o porque la fecha de vigencia es posterior a la fecha de servicio.
Solicitudes que se estancan
Los pagadores rara vez avisan que una solicitud está incompleta. Sin un seguimiento programado, una hoja de firmas que falta puede sumar sesenta días a una inscripción.
Revalidaciones que caducan
La revalidación de Medicare y la recredencialización con pagadores comerciales llegan en ciclos distintos. Pasar una por alto interrumpe el pago de todas las reclamaciones de ese proveedor.
Información repartida entre el personal
Las cartas del NPI, las licencias, los certificados de la DEA y las claves de CAQH viven en hilos de correo y cajones de escritorio. Cada solicitud nueva empieza de cero.
El trabajo concreto
Recopilación de la información del proveedor
Reunimos el expediente del proveedor una sola vez: NPI, taxonomía, licencias, DEA cuando aplica, certificación de especialidad, formación, historial laboral, cobertura de responsabilidad profesional y afiliaciones con prácticas. Señalamos los faltantes antes de presentar nada.
Creación y atestación del perfil CAQH
Creamos o ponemos en orden el perfil de CAQH ProView, subimos los documentos de respaldo y mantenemos la atestación al día, porque la mayoría de los pagadores comerciales toma la información de ahí.
Preparación y presentación de solicitudes
Cada pagador tiene su propio formulario, portal o flujo en PECOS. Preparamos la solicitud en el formato que ese pagador espera, obtenemos las firmas necesarias y la presentamos.
Seguimiento programado
Cada solicitud tiene una fecha de seguimiento. Contactamos al pagador, anotamos el número de referencia y la respuesta, y escalamos cuando un pagador se sale de su tiempo normal de trámite.
Solicitudes de información adicional
Cuando un pagador pide algo más, le decimos exactamente qué se necesita, lo reunimos y volvemos a presentar la solicitud. Usted nunca tiene que interpretar una carta de un pagador por su cuenta.
Control de la fecha de vigencia
Cuando se aprueba una solicitud, registramos el número de proveedor, la fecha de vigencia y las reglas de facturación retroactiva, para que su equipo de facturación sepa cuándo pueden salir las reclamaciones.
Vigilancia de revalidaciones
A las inscripciones aprobadas les damos seguimiento en sus fechas de revalidación y recredencialización, para que las renovaciones empiecen a tiempo y no después de que se detenga un pago.
Qué incluye
- Una solicitud por proveedor por pagador o entidad (por ejemplo Medicare, Medicaid, un plan comercial o un expediente de privilegios hospitalarios cuando lo gestiona Revelrex).
- Preparación y presentación de la solicitud, y confirmación de recepción.
- Seguimiento programado hasta la aprobación, la denegación o el cierre, con cada contacto registrado.
- Gestión de las solicitudes de información adicional.
- Registro de la fecha de vigencia y del número de proveedor en su panel.
- Control de fechas de revalidación para las solicitudes que Revelrex completó.
No incluye
- Cuotas de pagadores, CAQH, juntas de licencias y hospitales (las paga la práctica).
- La licencia médica estatal en sí (podemos darle seguimiento, pero no la solicitamos).
- Negociación de tarifas contractuales con los pagadores (disponible como contrato de servicios aparte).
- Las cuotas de los pagadores, de CAQH, de licencias estatales o de juntas médicas las paga directamente la práctica. No se incluyen las tarifas de trámite acelerado que ofrecen algunos pagadores.
Qué debe aportar su práctica
- Identificadores y documentos del proveedor: NPI, SSN o número de identificación fiscal cuando se requiera, licencias, DEA, certificados de especialidad, CV con fechas en mes y año, y carátula de la póliza de responsabilidad profesional.
- Datos de la práctica: razón social, TIN, NPI del grupo, sedes, dirección de facturación, W-9 y, cuando aplique, el PTAN de Medicare del grupo.
- Firmas en los formularios de los pagadores, normalmente electrónicas, en los pocos días siguientes a nuestra solicitud.
- Acceso a las cuentas de CAQH y de los portales de los pagadores, o su creación, idealmente como cuentas delegadas.
Paso a paso
- 1
Recopilación
Usted completa el perfil del proveedor en su panel o nos envía los documentos. En un plazo de dos días hábiles le confirmamos qué falta.
- 2
Preparación
Armamos el perfil CAQH y cada solicitud por pagador, y le enviamos todo lo que necesite firma.
- 3
Presentación
Las solicitudes se presentan y se anotan los números de referencia. El estado cambia a Presentada.
- 4
Seguimiento
Damos seguimiento a cada solicitud en su fecha programada y registramos cada respuesta del pagador. Usted ve los cambios de estado a medida que ocurren.
- 5
Aprobación
Registramos la fecha de vigencia y el número de proveedor, le avisamos a usted y a su equipo de facturación, y programamos el recordatorio de revalidación.
Qué recibe usted
Un rastreador de inscripciones en tiempo real por proveedor y pagador, con estado, números de referencia, fechas de seguimiento y fechas de vigencia.
Un expediente de credencialización completo por proveedor, listo para reutilizar en solicitudes futuras.
Cartas de aprobación y paquetes de bienvenida guardados en su área de Documentos.
Resumen mensual del estado mientras haya trabajo de inscripción activo.
Agregar Credencialización y comenzar
Incorporación automática: elija sus servicios, confirme su correo y firme en línea. Unos diez minutos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda la inscripción con un pagador?
Depende del pagador. Medicare a través de PECOS suele tardar de 30 a 60 días. Los planes comerciales normalmente tardan de 60 a 120 días, y algunos más en temporada de recredencialización. No podemos acortar la revisión interna de un pagador, pero el seguimiento constante elimina los retrasos que causan los expedientes incompletos y las solicitudes sin responder.
¿Puede un proveedor nuevo atender pacientes antes de que su inscripción esté vigente?
Puede atenderlos, pero por lo general las reclamaciones a ese pagador no se pagan por fechas de servicio anteriores a la fecha de vigencia, salvo que el pagador permita la inscripción retroactiva. Le informamos la regla de cada pagador para que la práctica decida cómo programar las citas.
¿Qué pasa si no sabemos cuántas solicitudes necesitamos?
Es muy común. Su orden de servicio registra la credencialización según se necesite a la tarifa acordada. Cada solicitud completada aparece en su factura con el nombre del proveedor y del pagador.
¿Garantizan la aprobación?
Nadie puede garantizar la decisión de un pagador. Los pagadores cierran paneles, aplican reglas de suficiencia de red y deniegan por antecedentes que consideran descalificantes. Lo que sí garantizamos es una solicitud completa y correcta, y un seguimiento documentado hasta que el pagador dé una respuesta definitiva.
¿Gestionan privilegios hospitalarios?
Preparamos y damos seguimiento a los expedientes de privilegios en hospitales y otras instalaciones cuando la institución permite que un tercero los coordine. Cada expediente cuenta como una solicitud.
¿Qué información necesitan de la práctica?
Los datos de la entidad legal, TIN, NPI del grupo, W-9, sedes y una autorización firmada que permita a Revelrex actuar ante los pagadores en nombre de la práctica. Su panel muestra exactamente qué está pendiente.